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Automatisierung: So werden CFOs ihrer Rolle in Krisenzeiten gerecht

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Inflation, unterbrochene Lieferketten, steigende Energiekosten und Zinserhöhungen: Die aktuelle wirtschaftliche Situation, sowie die anhaltenden geopolitischen Unsicherheiten verlangen Unternehmen einiges ab. In diesen Zeiten ist gutes Krisenmanagement gefragt – nicht nur, um ein Unternehmen zielgerichtet durch unsichere Zeiten zu führen, sondern idealerweise auch, um gestärkt aus einer Krise hervorzugehen.

Es gibt viele Stellschrauben, an denen Unternehmen nun ansetzen können. Schauen wir uns das wohl Naheliegendste an: die Kosten.

CFOs als Strategen gefragt

Im wirtschaftlichen Abschwung müssen Unternehmen ihre Kostenstrukturen überdenken und Anpassungen vornehmen – sie schneiden das Fett ab und erhalten die Muskeln. Oder anders ausgedrückt: Sie bringen ihre Finanzen in Ordnung, indem sie ihre Liquidität und ihre Bilanz genau im Blick behalten, aber auch vor gut überlegten Investitionsentscheidungen nicht zurückschrecken. Idealerweise steht hierzu eine realistische Bestandsaufnahme des Status Quo am Anfang, gefolgt von einer zielgerichteten Analyse des Einsparpotenzials.

An dieser Stelle ist die Expertise von CFOs besonders gefordert: Einerseits übernehmen sie eine wichtige Steuerungsfunktion, um Kostensenkungspotential zu identifizieren und dieses zu realisieren. Andererseits müssen sie auch Wegweiser sein, die das Unternehmen bei zukunftsgerichteten Entscheidungen beraten – all dies natürlich mit dem Ziel, eine Krise nicht nur zu überstehen, sondern auch vom künftigen Aufschwung bestmöglich zu profitieren.

In Krisenzeiten schlägt folglich die Stunde der CFOs. Mehr denn je wird nun von ihnen verlangt, neben klassischen Aufgaben wie der Buchführung oder der Dokumentation auch eine strategische Perspektive einzunehmen.

Digitalisierung und Automatisierung als Triebkräfte

Diese Evolution des Rollenverständnisses ist keine neue Entwicklung, die auf die aktuelle Marktsituation zurückzuführen ist. Vielmehr sind die fortschreitende Digitalisierung und Automatisierung der Finanzprozesse schon seit längerem eine entscheidende Triebkraft.

Ein Beispiel ist das Ausgabenmanagement: In vielen Unternehmen sind Ausgabeprozesse extrem komplex und undurchsichtig – beispielsweise, wenn es um die Bearbeitung von Spesen, Kreditkartenausgaben oder Rechnungen geht. Bei manuellen Abläufen sorgt dies für einen entsprechend großen Aufwand, der auf repetitive Prüfprozesse entfällt, die wenig Mehrwert stiften.
Hier schaffen die Digitalisierung und die Automatisierung mittels künstlicher Intelligenz Abhilfe: Alle Ausgabeprozesse werden digital abgebildet und auf einer Plattform konsolidiert. Fortan folgen sie dann einem einheitlichen Ablauf. Alle Spesen und Rechnungen durchlaufen automatisch den Freigabeprozess – nur wenn sich Auffälligkeiten ergeben, ist ein manueller Eingriff der Finanzabteilung erforderlich. Auch lassen sich Compliance-Richtlinien abbilden, deren Einhaltung fortan automatisch geprüft wird, beispielsweise wenn es um die korrekte Abrechnung von lohnrelevanten Spesenausgaben geht.

Grundlagen für bessere Entscheidungen

CFOs profitieren hierbei vorrangig von einem Transparenz- und Kontrollgewinn. Alle Ausgaben sind nun auf einer zentralen Plattform gebündelt, was nicht nur die Übersichtlichkeit erhöht, sondern auch die Grundlage für tiefgreifende Analysen des Ausgabeverhaltens bildet. CFOs haben so eine fundierte Datenbasis zur Verfügung, die es ihnen ermöglicht, Optimierungspotenzial ausfindig zu machen und Trends im Ausgabeverhalten zu erkennen. Ihre Entscheidungen fußen fortan auf wirklich belastbaren Informationen. Dies ermöglicht es ihnen, ihrer Steuerungsfunktion in Krisenzeiten bestmöglich nachzukommen.

Ein weiterer, wichtiger Effekt der Automatisierung ist der Effizienzgewinn, denn auch die Finanzabteilung muss in ungewissen Zeiten ihren Beitrag leisten und Optimierungspotenzial für sich realisieren. Mit Blick auf das Ausgabenmanagement wird deutlich, dass sich die Mitarbeitenden im Finanzbereich häufig mit repetitiven Aufgaben wie der Prüfung von Rechnungen und Spesenbelegen beschäftigen. Durch automatisierte Ausgabeprozesse steht den Mitarbeitenden nun mehr Zeit für sinnstiftende Aufgaben zur Verfügung.

Die Automatisierung von Finanzprozessen unterstützt CFOs folglich sowohl dabei, ihre Rolle als Strategen auszubauen und ermöglicht es ihnen gleichzeitig, sich als Innovatoren zu positionieren. So können sie einen aktiven Beitrag leisten, um Unternehmen durch schwierige Zeiten und in die digitale Zukunft zu führen. CFOs, die dieses Potenzial erkennen und auch nutzen, stärken ihre Rolle im Unternehmen ungemein.

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Über den Autor

Thomas Inhelder von YokoyThomas Inhelder ist Mitgründer und CFO von Yokoy, einer All-in-One-Lösung, die das Ausgabenmanagement von mittleren und großen Unternehmen automatisiert. Zuvor arbeitete er als Wirtschaftsprüfer bei KPMG und sammelte Erfahrungen in Führungspositionen sowohl im Corporate- als auch Startup-Umfeld.

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